En plus de la gestion de votre facturation et de votre compatibilité, Abby vous aide à organiser votre activité avec une section de l'application entièrement dédiée à votre productivité. Cet article vous présente comment à partir d'une commande enregistrer pour votre client, il est possible de facturer directement depuis cette dernière et de vous organiser.
Sommaire :
Fonctionnement des commandes
Fonctionnement des tâches
Fonctionnement du suivi du temps
Analyse et statistiques
En savoir plus
📌 Fonctionnement des commandes
Configurer son tableau de suivi
En vous rendant dans l'onglet Commande, vous avez la possibilité de supprimer une colonne existante en cliquant sur l'engrenage puis Supprimer. Il est également possible de modifier une colonne ou d'en ajouter une, dans les deux cas la procédure est la même
Ajouter un nom à votre colonne, choisissez sa position ainsi que sa couleur
Comment doit se comporter votre colonne ? Cet encart correspond à l'action qui s'ensuit si vous mettez une carte dans cette colonne. Si vous cochez Abandonnée ou Payée, cela vous permet de sortir la carte de vos statistiques
Information visible : Choisissez les informations que vous souhaitez afficher sur votre carte
La pré-visualisation vous donne un aperçu de ce à quoi ressemblera votre carte une fois dans la colonne que vous éditez
Une fois toutes ses données complétées, cliquez sur Enregistrer
Créer une commande
Pour créer une commande :
Cliquez sur Nouvelle commande
Puis remplissez les informations sur la fenêtre qui s'est ouverte
💡 L'encart Catégorie correspond à la colonne où vous voulez que votre commande soit passée
Une fois complétée, cliquez sur Créer
Gérer ses commandes
En cliquant sur la carte de votre commande, plusieurs possibilités s'offrent à vous :
Documents : Vous pouvez voir l'ensemble des documents de facturation créer pour cette commande
Pour en savoir plus, vous pouvez aussi consulter cet article :
💡 Vous pouvez également créer des documents depuis votre commande en cliquant sur Ajouter
Notes : Vous pouvez ajouter des notes afin de détailler votre commande ou d'ajouter plus de détails
Tâches : Vous pouvez retrouver vos tâches en cours pour cette commande
Suivi du temps : Ici, vous pouvez retrouver vos suivis du temps dans le but de pouvoir voir ou facturer le temps passé sur cette commande
Vous pouvez aussi déplacer la carte dans une autre colonne en fonction de l'étape à laquelle se trouve votre commande
💡 Pour supprimer une commande, cliquez sur sa carte puis sur la corbeille
Pour en savoir plus, vous pouvez aussi consulter cet article :
📌 Fonctionnement des tâches
Créer une tâche
Pour commencer, rendez-vous dans l'onglet Tâches. Vous retrouvez l'ensemble de vos tâches ainsi que différentes catégories :
Toutes les tâches
Aujourd'hui
Prochainement
En retard
Complétées
Pour créer une tâche, cliquez sur Ajouter une tâche, une fenêtre va s'ouvrir :
Renseignez le nom de votre tâche
Ajoutez une description
Planifiez votre tâche pour une date précise, vous pouvez également planifier une heure précise
Vous pouvez associer votre tâche à une commande en cours pour un de vos clients
Enfin, vous pouvez ajouter une priorité à votre tâche. Cela vous permet de prioriser votre travail si vous en avez plusieurs à gérer le même jour
Une fois toutes ces informations renseignées, cliquez sur Ajouter une tâche
Valider ou modifier une tâche
Valider une tâche :
Pour marquer une tâche comme effectuée, cliquez sur le rond devant cette dernière
Elle va alors s'ajouter à la catégorie Complétées
Modifier une tâche :
Cliquez sur Action pour modifier votre tâche, vous pouvez alors :
Ajouter une tâche au-dessus ou en dessous de celle que vous avez sélectionnée
Modifier la tâche, cela ouvre à nouveau la fenêtre
Modifier la planification
Modifier ou supprimer la priorité de votre tâche
Démarrer le suivi du temps. Cela vous permet de comptabiliser le temps passé à la réalisation de cette tâche afin de facturer votre client
Associer votre tâche à une commande en cours pour un de vos clients
Dupliquer votre tâche
Supprimer la tâche
Pour en savoir plus, vous pouvez aussi consulter cet article :
📌 Fonctionnement du suivi du temps
Lancer le suivi du temps
Depuis le chronomètre :
Rendez-vous dans l'onglet Suivi du temps, puis :
Renseignez le nom de la tâche que vous allez effectuer
Associer votre suivi à une commande
Lancez le chronomètre
Une fois terminé, stoppez le chronomètre
Une fenêtre va alors s'ouvrir, elle récapitule le temps passé et le nom de la tâche que vous avez renseigné, Vous pouvez renseigner le prix unitaire ainsi que le type d'unité (heure, jour, minute).
Une fois toutes les informations complétées, vous pouvez cliquer sur Enregistrer
Ajouter un suivi manuellement :
Comme vu précédemment, la même fenêtre va s'ouvrir afin de vous laisser compléter les informations
Une fois terminé, vous pouvez cliquer sur Enregistrer
Facturer un suivi
Cliquez sur les points à la ligne de votre suivi, puis choisissez Facturer
Une fenêtre va s'ouvrir pour vous permettre d'éditer une facture
Pour savoir plus, vous pouvez aussi consulter cet article :
📌Analyse et statiques
Graphiques
En vous rendant dans l'onglet Analyse, vous pouvez retrouver le détail des entrées et sorties de trésorerie. Mais aussi diverses informations comme par exemple :
Les clients qui vous règlent en retard
Les articles/ prestations que vous facturez le plus
Les seuils de TVA et les plafonds de chiffre d'affaires
Pour en savoir, plus vous pouvez consulter cet article :
📌En savoir plus
Quelques articles utiles
Pour en savoir plus, vous pouvez aussi consulter ces articles :
À bientôt,
L'équipe Abby 💙