Le logiciel est pensé pour faciliter au maximum le traitement de vos factures, avoirs, etc... Nous allons voir ensemble la totalité des actions qu'il est possible de réaliser avec notre outil 🚀
Sommaire :
Paramétrer le logiciel
Créer une facture / bon de commande / etc...
Pour établir des documents liés à l'avance immédiate de crédit d'impôt ou pour approfondir le sujet, Cliquez ici.
Fonctions avancées
En savoir plus
📌 Paramétrer le logiciel
Importer vos données sur Abby
Abby vous permet d'importer vos clients, vos prestations/produits/articles, et vos factures soldées afin de poursuivre la continuité de votre facturation.
Retrouvez la procédure liée à l'import ou pour résoudre d'éventuelles erreurs dans notre article dédié :
Configurer le format de numérotation des documents de facturation
Le format de numérotation correspond à la référence (numéro) de votre facture. Il doit être identique même si vous changez de logiciel. Pour y accéder, rendez-vous dans l'onglet Facturation > Réglages > Numérotation.
Nous utilisons une couleur pour chaque type de bloc :
Vous pouvez personnaliser les caractères à afficher. Saisissez vos caractères, et cliquez sur Ajouter ou sur votre touche entrée
Pour en savoir plus, vous pouvez consulter cet article :
Configurer le compteur de départ
Le compteur de départ correspond au numéro de votre facture qui s'implémente à +1 pour chaque nouvelle facture. Ce compteur repart à 0 à chaque nouvelle année civile. Pour y accéder, rendez-vous dans l'onglet Réglages > Facturation > Général.
Vous pouvez alors modifier le compteur des différents documents de facturation :
Factures et acomptes
Devis
Avoirs
Bon de commande
Pour en savoir plus, vous pouvez consulter cet article :
Personnaliser les documents de facturation
Vous pouvez personnaliser plusieurs aspects visuels de vos documents (devis, factures, etc). Pour ce faire, rendez-vous dans l'onglet Réglages > Facturation > Général
Le configurateur de factures est composé de 4 onglets :
La couleur : Ici vous pouvez sélectionner n'importe quelle couleur pour vos documents
Logo : Marquez votre identité pour que tout le monde vous reconnaisse
Thème : Il existe 3 thèmes. 2 d'entre eux sont disponibles via Abby pro et vous permettent de rajouter des éléments de personnalisation ainsi que vos réseaux sociaux. Avec ça, vos clients ne vous oublieront plus jamais.
Colonnes : Modifier et ajuster les informations que vous souhaitez faire apparaître sur votre document
Décoration : Si vous disposez d'un abonnement Abby pro, vous pourrez choisir un design unique pour vos factures
Réseaux sociaux : Ajouter vos réseaux sociaux avec des liens cliquables en haut de vos documents
Pour en savoir plus, vous pouvez consulter notre article dédié :
Changer la langue des documents de facturation
Six langues sont disponibles pour vos documents en plus de Français, Pour changer la langue utilisée, rendez-vous dans Réglages > Facturation > Général.
Paramétrer les informations de facturation
En vous rendant, dans l'onglet Réglages > Facturation > Général, vous avez la possibilité de modifier :
Les informations liées au paiement :
Les options d'affichages :
Les informations légales et complémentaires :
📌Créer une facture / bon de commande / etc...
Créer un client / Créer un article
Pour créer un client et un article, nous vous invitons à consulter nos articles dédiés :
Éditer un document de facturation
Pour éditer un document de facturation, nous vous invitons à consulter nos articles dédiés :
📌Fonctions avancées
Signature de devis en ligne
Pour activer la signature de vos devis en ligne, rendez-vous dans l'onglet Facturation > Devis, lors de l'édition de votre devis vous pouvez choisir d'activer ou non la signature en ligne.
Il ne vous reste plus qu'à finaliser votre devis en cliquant sur Finaliser
💡 Notre offre Abby Pro vous permet de faire signer jusqu'à deux devis en lignes par mois. Un crédit n'est utilisé que si votre client va au bout et signe vraiment le document.
Pour en savoir plus, vous pouvez aussi consulter cet article :
Générer un lien de paiement en ligne
Pour activer le paiement en ligne, vous devez à la fois l'activer dans vos paramètres en vous rendant dans l'onglet Réglages > Facturation > Général.
Mais également lors de l'édition de votre facture :
Pour en savoir plus, vous pouvez consulter notre article dédié :
Annuler une facture
Pour annuler une facture, vous devez cliquer sur Actions > Créer un avoir.
Il convient ensuite de finaliser l'avoir sans le modifier. Votre facture sera annulée
⚠️ Attention : Si votre facture est au statut Payé, vous devez passer votre avoir en Payé (en cliquant sur Actions > Marquer comme Payé). À l'inverse si votre facture est en Finalisé, vous devez laisser votre avoir au statut Finalisé.
Pour en savoir plus, vous pouvez consulter notre article dédié :
Facturer dans une autre devise
Lorsque vous éditez une facture, vous pouvez modifier la devise sur le document en cliquant sur la devise utilisée :
La facture va alors se mettre à jour. De plus; le montant s'affiche bien sur votre article à la fois en euro et dans la devise sélectionnée :
Pour finir, les mentions légales vont s'ajouter sur la facture en dessous du total.
💡Pour faciliter vos démarches ainsi que votre comptabilité, la facture apparaît en euro dans le livre des recettes.
Créer un débours
Vous devez créer un article dédié à votre débours :
Une fois votre article créé, vous devez éditer une facture. Encore une fois la procédure est la même que pour une facture classique.
Cependant, vous devez ajouter votre article de débours :
Pour en savoir plus, vous pouvez consulter notre article dédié :
Facturer en plusieurs fois
Pour facturer votre client en plusieurs fois, il convient de créer un devis (ou un bon de commande), une fois signé, pouvez cliquer sur Actions > Créer un acompte :
Vous pouvez choisir de renseigner le montant en euro ou en pourcentage lors de l'édition de votre facture :
Le reste de la procédure est le même que pour l'édition d'une facture classique. Une fois que cette première facture vous a été réglée, vous pouvez toujours depuis le devis recréer autant d'acomptes que vous le souhaitez. Sauf pour la dernière facture qui doit être une facture finale.
Pour en savoir plus, nous invitons à consulter notre article dédié :
Mettre en place une facture récurrente
Lorsque vous éditez une facture, vous avez la possibilité d'activer la récurrence en cliquant sur le bon :
Configurer la récurrence :
Vous pouvez dès lors configurer la récurrence de votre facture :
Premier encart : Renseignez le nombre de facture que vous souhaitez établir sur une période donnée
Second encart (Mois) : Choisissez la fréquence : Jour / Semaine / Mois / An
Troisième encart : Renseignez la date à partir de laquelle la récurrence doit débuter
Quatrième et cinquième encarts : Choisissez les dates entre lesquelles la récurrence sera mise en place
Finaliser la facture : Cochez si vous souhaitez que les prochaines factures soient au statut Finalisé
Transmettre pas E-mail : Cochez si vous souhaitez que la facture soit envoyée par mail à votre client
M'ajouter en copie : Cochez si vous souhaitez qu'une copie du mail vous soit envoyée
Voir les dates : Vous pouvez voir les dates auxquelles vos factures seront envoyées
Une fois la récurrence paramétrée, il ne vous reste plus qu'à finaliser votre facture :
Pour en savoir, vous pouvez consulter cet article :
Relancer automatiquement les factures impayées
Vous avez la possibilité d'activer cette fonctionnalité pour chacune de vos factures. Pour ce faire, rendez-vous dans l'onglet Réglages > Facturation > Général
Pour en savoir plus, vous pouvez consulter cet article :
La TVA sur Abby
Pour comprendre ce qu'est la TVA et comment fonctionne cette taxe, nous vous invitons à consulter cet article :
Pour comprendre comment fonctionne la TVA sur Abby (mention d'exonérations, activer la TVA, taux, etc), nous vous invitons à consulter cet article :
📌 En savoir plus
Quelques articles utiles
Pour en savoir plus, vous pouvez aussi consulter ces articles et FAQ :
À bientôt,
L'équipe Abby 💙